Der gewerbliche Arbeitgeber ist verpflichtet jedem Arbeitnehmer eine Entgeltabrechnung in schriftlicher Form zu erstellen. In welchem Umfang regelt der § 108 der Gewerbeordnung. Der § 108 GewO fordert eine Vielzahl von Funktionen und Berechnungen auf die nicht verzichtet werden kann. Unsere Software ist auf die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung in gewerbliche Unternehmen programmiert. Wir legen Wert auf eine leicht verständliche Oberfläche und einen chronologischen Verarbeitungsablauf. Es gibt keine Beschränkungen in Bezug auf die Anzahl der Mitarbeiter, oder Abrechnungen. Lediglich die Kapazität der Hardware steht einer grenzenlosen Anzahl von Datensätzen entgegen.
Allein die Vielzahl der individuellen Bezugsarten und persönliche Lohnabzugsmerkmalen bedingen eine effektive Software, ausgestattet für alle denkbaren Konstellationen. Zur Vereinfachung der Anwendung laufen alle Verarbeitungen in einer finalen Abrechnung zusammen. Dadurch werden aufwendige, oder mehrfache Modulwechsel überflüssig und die Lohnbuchhaltung entlastet. Was zu stabilen Verarbeitungen und Sicherheit im Umgang mit der anspruchsvollen Materie beiträgt.
Eine Verarbeitung, die oftmals mit erheblichen zeitlichen Aufwand einhergeht ist die Erfassung der Bruttolohndaten. Während Gehaltsempfänger nur außerhalb der Norm zusätzlichen Aufwand verursachen, ist es bei den Mitarbeitern die nach Arbeitsstunden berechnet werden fast die Regel. Dies liegt häufig an einem falschen Timing zur Bereitstellung der Abrechnungsdaten. Wenn jetzt noch ein Kontrollmechanismus dazu abgearbeitet werden muss, ist die Lohnabrechnung jeden Monat eine Aufgabe mit einem hohen Stresslevel. Diese Erfahrung haben wir zum Anlass genommen und den Prozess der Lohnerfassung neu strukturiert.
Dabei kam uns der gemeinsame Datenbestand entgegen, der es ermöglicht die Datenerfassung jeden Tag und an der Position wo die Information anfällt stattfinden zu lassen.
Die Lohnabrechnungssoftware nutzt dazu den Workflow der Personalplanung und auch der Auftragsbearbeitung. Da die Daten jetzt an der richtigen Stelle bearbeitet und gespeichert werden, entfällt die zeitaufwendige Erfassung der Bruttolohndaten. Das Controlling reduziert sich auf ein notwendiges Maß und wird zusätzlich noch von den Softwaremodulen unterstützt. Aus diesem Arbeitsablauf eröffnet sich die Möglichkeit die Daten, welche direkten Einfluss auf die Abrechnung nehmen, den ganzen Monat zeitnah und aktuell zu dokumentieren.
Die Zettel und Wiedervorlagen erübrigen sich. Anstelle des Stress treten effiziente und wirksame Prozesse.
Ein wesentlicher Bestandteil der zu verarbeitenden Daten ist nicht abhängig von den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens, sondern werden bestimmt durch die Veröffentlichungen der Steuer, der Sozialversicherung oder auch von der Ferienplanung der Bundesländer.
Um auch hier eine Entlastung zu erreichen ist die Software so eingerichtet das sie selbst prüft, ob eine Veränderung oder Aktualisierung vorhanden und notwendig ist. Ist dies der Fall werden diese Daten zum Update vorgeschlagen und, wenn der Anwender dies bestätigt, automatisch aktualisiert.